Vedtægter for Nyborg Lokalhistoriske Arkiv
Godkendt 03.10.2007
§ 1 Navn og status:
Nyborg Lokalhistoriske Arkiv er hjemmehørende i Nyborg Kommune. Nyborg Lokalhistoriske Arkiv består af:
• Nyborg Lokalhistoriske Arkiv
• Ullerslev Lokalhistoriske Arkiv
• Ørbæk Lokalhistoriske Arkiv
Nyborg Lokalhistoriske Arkiv er en selvstændig afdeling af Nyborg Bibliotek.
§ 2 Formål:
Nyborg Lokalhistoriske Arkivs formål er at indsamle, registrere, bevare og formidle materialer om Nyborg Kommunes historie. Materialet skal have tilknytning til Nyborg Kommune, dens borgere, foreninger, institutioner og virksomheder. Gennem udadvendt virksomhed og en aktiv indsamlingspolitik skal kendskabet til og interessen for Nyborg Kommunes historie styrkes.
§ 3 Virkeområde:
Nyborg Lokalhistoriske Arkivs virkeområde er Nyborg Kommune.
Nyborg Lokalhistoriske Arkiv dækker kommunen generelt og sognene Aunslev, Bovense, Nyborg med kirkedistriktet Hjulby og Vindinge.
Ullerslev Lokalhistoriske Arkiv dækker sognene Ellinge, Flødstrup, Skellerup og Ullerslev.
Ørbæk Lokalhistoriske Arkiv dækker sognene Ellested, Frørup med kirkedistriktet Tårup, Herrested, Kullerup, Langå, Refsvindinge, Svindinge, Øksendrup og Ørbæk.
§ 4 Materialer:
Materialer – arkivalier er: trykt materiale, fotos, billed- og lydoptagelser, kort, film og andre data herunder digitale.
De indsamlede materialer skal opbevares betryggende.
Materialerne skal registreres i et anerkendt elektronisk registreringssystem og stilles til rådighed via internettet.
§ 5 Tilgængelighed:
De lokalhistoriske arkiver skal være åbne for publikum.
Desuden skal det indsamlede materiale stilles til rådighed for myndigheder og offentligheden efter gældende regler.
§ 6 Organisation:
Nyborg Lokalhistoriske Arkiv organiseres med et koordinerende arkivudvalg samt en arkivgruppe. Der udarbejdes organisationsplan og forretningsorden for arbejdet i Nyborg Lokalhistoriske Arkiv.
§ 7 Arkivarer:
Arkivarerne ansættes af Nyborg Bibliotek i samråd med det koordinerende arkivudvalg.
Arkivarerne har, under ansvar over for bibliotekslederen, ansvaret for den daglige drift af arkiverne.
§ 8 Koordinerende Arkivudvalg:
Det koordinerende arkivudvalg består af de 3 arkivarer samt et medlem fra hvert af de 3
arkiver udpeget af arkivgrupperne. Valg foretages hvert 2. år.
Det koordinerende arkivudvalg har ansvaret for koordinering af samarbejdet mellem arkiverne og samarbejdet med Nyborg Bibliotek.
Bibliotekslederen er formand for arkivudvalget.
§ 9 Arkivgruppe:
Der er en arkivgruppe i hvert af de 3 arkiver. I arkivgruppen optages, efter det koordinerende arkivudvalgs vurdering, borgere med interesse for lokalhistorisk arbejde.
§ 10 Arbejdsudvalg:
Der kan i de enkelte arkiver blandt arkivgruppens medlemmer vælges et arbejdsudvalg på 3 – 5 medlemmer. Arkivaren er fast medlem af arbejdsudvalget.
§ 11 Samarbejde:
Nyborg Lokalhistoriske Arkiv samarbejder med Nyborg Museum, lokale historiske foreninger og indgår i regionale og landsdækkende netværk om formidling af lokalhistorien.
§ 12 Vedtægtsændringer:
Vedtægtsændringer udarbejdes af Nyborg Bibliotek og Nyborg Lokalhistoriske Arkiv.
Vedtægtsændringer godkendes af Kultur- og Fritidsudvalget.
§ 13 Opløsning:
Hvis Nyborg Byråd beslutter at nedlægge Nyborg Lokalhistoriske Arkiv, skal arkivalierne,
der er Nyborg Kommunes ejendom, overdrages til anden offentlig virksomhed og forblive i offentlig eje.
Godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget i Nyborg Kommune 03.10.2007.