Forretningsorden for Kulturarv Fyns bestyrelse
1. Bestyrelsen mødes ordinært minimum fire gange om
gange om året. Indkaldelser til møde i bestyrelsen
udsendes af formanden og/eller sekretæren pr. mail
eller pr. brev senest en uge før mødets afholdelse.
Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange et
ekstraordinært bestyrelsesmøde afholdt, og det
påhviler i sådanne tilfælde formanden og/eller
sekretæren ufortøvet at indkalde til et sådant møde,
der afholdes senest tre uger efter modtagelsen af
ønsket.
2. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange sager
optaget på dagsordenen for bestyrelsens møder. Denne
dagsorden fastlægges i øvrigt af formanden og/eller
sekretæren, og ved hvert bestyrelsesmødes begyndelse
godkender bestyrelsen det foreliggende forslag til
dagsorden. Der kan herefter træffes beslutning i de
sager, der er optaget på dagsordenen.
3. Sager, der ikke er optaget på det udsendte
forslag til dagsorden, kan kun behandles, såfremt
intet bestyrelsesmedlem gør indsigelse herimod.
4. På ordinære bestyrelsesmøder er følgende punkter
standard på enhver dagsorden: Godkendelse af
dagsorden, godkendelse af referat (der udarbejdes af
sekretæren senest 14 dage efter det enkelte mødes
afholdelse), meddelelser (herunder meddelelser fra
undergrupperne), regnskab og eventuelt.
5. Møderne i bestyrelsen ledes af formanden, i
dennes forfald af næstformanden og i tilfælde af
dennes samtidige forfald af sekretæren.
6. På det første møde i hvert kalenderår fastlægger
bestyrelsen et budget, incl. et dispositionsbeløb
for de af bestyrelsen nedsatte undergrupper. Inden
for de i budgettet fastsatte rammer kan der
disponeres af kassereren og/eller af de enkelte
undergrupper – i alle tilfælde under ansvar over for
den samlede bestyrelse. Kulturarv Fyn kan ikke
overskride det årlige budget uden en formel
beslutning herom i den samlede bestyrelse, ligesom
organisationen heller ikke kan optage lån uden den
samlede bestyrelses udtrykkelige samtykke.
7. Kulturarv Fyns økonomi forvaltes normalt via et
regnskabssystem på eller i tilknytning til en af
Kulturarv Fyns institutioner. Kassereren anviser
bilag til udbetaling og forelægger på hvert ordinært
bestyrelsesmøde et regnskabssammendrag over den
forløbne den af året. I enkelte tilfælde kan
bestyrelsen beslutte at udbetale samlede beløb til
enkeltstående formål, mod at aflæggelse af regnskab
sker fra modtagerens side senest to måneder, efter
at den pågældende aktivitet er gennemført.
8. Normalt udtaler formanden sig på Kulturarv Fyns
vegne. I specielle spørgsmål, der behandles af
undergrupperne, er det normalt formanden for
undergrupperne, der udtaler sig på foreningens
vegne. I sidstnævnte tilfælde orienteres
bestyrelsens formand snarest muligt, ligesom det i
hvert enkelt tilfælde aftales, hvornår orientering
af den samlede bestyrelse skal finde sted. I alle
tilfælde orienteres den eller de relevante
medlemsinstitutioner snarest muligt.
9. Ændringer i denne forretningsorden kan til enhver
tid vedtages af bestyrelsen ved almindelig
stemmeflerhed, når forslagene til ændringerne i
forvejen har været optaget på dagsordenen.
Godkendt på bestyrelsesmødet 15. april 2009